Bureaucoördinator

Organisatie

Het Elise Mathilde Fonds is een vermogensfonds dat groene, sociale, culturele en maatschappelijke initiatieven ondersteunt in Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Maassluis en Utrecht. Daarnaast heeft het fonds een landelijk programma rondom de voedseltransitie. Jaarlijks behandelt het fonds ongeveer 1.000 aanvragen, waarbij vertrouwen en de menselijke maat centraal staan. Het fonds is eigenaar van een landgoed dat beschikbaar wordt gesteld voor maatschappelijke organisaties en een kleine collectie bijzondere strijkinstrumenten die aan getalenteerde musici worden uitgeleend. Het fonds wordt voor een belangrijk deel door enthousiaste en vrijwillige inzet van familieleden gedragen. Het ‘bureau’ functioneert hier als een spin in het web.

In deze veelzijdige functie werk je 24 uur als bureaucoördinator voor het Elise Mathilde Fonds. Hiernaast ondersteun je een dag het family office Vigilanter B.V. en enkele van haar klanten bij praktische, organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.

Taken

Samen met de directeur vorm je het bureau van het fonds. Je bent daarbij de praktische spil van de organisatie en een belangrijk aanspreekpunt voor aanvragers, bestuur, commissies en familieleden. Collega’s bij het family office verzorgen de financiële administratie.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  • een eerste aanspreekpunt zijn voor aanvragers, commissieleden en familieleden;
  • het administreren en volgen van aanvragen, toezeggingen, betalingen en rapportages in het aanvraagsysteem (Engage);
  • het voorbereiden van vergaderingen en verzorgen van agenda’s, stukken en notulen;
  • het beheren van contactgegevens, bestanden en archieven;
  • het ondersteunen bij familienieuwsbrieven en het bijhouden van websites;
  • het coördineren van bestellingen, kantoorbenodigdheden en andere facilitaire zaken;
  • het organiseren van bijeenkomsten en het bezoeken van projecten en informatiemarkten.

Bij het family office verricht je vergelijkbare ondersteunende en office-managementwerkzaamheden: je helpt collega’s, bewaakt het overzicht, ondersteunt bij organisatorische, secretariële en administratieve taken en pakt praktische zaken zelfstandig op.

Functie-eisen en profiel

We zoeken vooral iemand die plezier heeft in organiseren, ondersteunen en zorgvuldig werken. Iemand die makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en mensen. Je past goed bij deze functie als je:

  • goed kunt plannen en organiseren, nauwkeurig werkt en graag met systemen, databases en overzichten werkt;
  • goede communicatieve vaardigheden hebt, zorgvuldig Nederlands schrijft en spreekt en de Engelse taal goed beheerst;
  • als je er plezier uithaalt om anderen te helpen en een uitstekend gevoel voor verhoudingen en relaties hebt;
  • ervaring hebt met CRM systemen en eventueel aanvraagsystemen;
  • uitstekende Microsoft Office skills hebt (Word, Excell, Powerpoint);
  • overzicht houdt, vooruitdenkt, zaken oppakt voordat ze blijven liggen en een praktische servicegerichte houding hebt;
  • discreet omgaat met vertrouwelijke informatie;
  • een hbo+ werk- en denkniveau en relevante werkervaring hebt en
  • affiniteit hebt met maatschappelijke organisaties en goede doelen.

Ervaring met WordPress is een pré. Een band met Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Maassluis of Utrecht is mooi meegenomen, maar voor ons zijn je kwaliteiten en motivatie het belangrijkst.

Ons aanbod

  • een veelzijdige en relevante functie voor 32 uur per week;
  • een bijzondere combinatie van maatschappelijke en ondersteuningswerkzaamheden;
  • een centrale rol binnen een sympathieke en betrokken familie;
  • ervaren collega’s en een prettige, informele, no-nonsense werksfeer;
  • een fijne werkplek op Landgoed Anderstein in Maarsbergen;
  • ruimte om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen;
  • een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
  • een marktconform salaris, afhankelijk van kennis en ervaring en
  • vakantiedagen, vakantiegeld en een pensioenvoorziening.

Informeren en solliciteren

Herken jij jezelf in deze functie? Stuur dan je cv en een korte motivatie naar maarten@vigilanter.nl (Maarten Hartog). 
Heb je nog vragen, neem dan contact op met Margot van Sluis-Barten via 06-10603703.

We vinden het vooral belangrijk om te horen waar jij goed in bent, welk type ondersteuning bij je past en waarom deze combinatie van maatschappelijke en organisatorische werkzaamheden je aanspreekt.