Managementassistent - Strategie en Public Affairs

Organisatie

Ben jij een echte organisator met oog voor detail en een natuurlijke gave om zaken te signaleren en aan te pakken? Zie jij agendabeheer als een leuke puzzel? En heb jij de vaardigheid om te prioriteren, orde te scheppen in de chaos en processen soepel te laten verlopen? Als je daarbij ook nog stevig in je schoenen staat en makkelijk kunt schakelen tussen verschillende taken, dan voel je je vast als een vis in het water in de rol van managementassistent bij VluchtelingenWerk. Dat je dit werk gaat doen in een organisatie die opkomt voor de belangen van vluchtelingen is voor jou een extra reden om te solliciteren. VluchtelingenWerk is per direct op zoek naar een enthousiaste collega!

Taken

Onderverdeling werkzaamheden in percentages:

50% agendabeheer - afspraken plannen

25% voorbereidende werkzaamheden voor de directeur

25% overig

Als managementassistent voer jij zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit voor de directeur. Je bent daarnaast een verbindende factor binnen de teams. Je belangrijkste taken:

  • Sturen op de agenda: Je beheert de agenda van de directeur en bewaakt de balans, zodat het werk beheersbaar blijft.
  • Administratieve werkzaamheden: Je verzorgt indien nodig voor de voorbereidingen van vergaderingen en verslaglegging hiervan.
  • Ondersteunen: Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het boeken van accommodaties, en het verzorgen van lunches, bloemen en taarten.
  • Prioriteiten stellen: Je scheidt hoofd- en bijzaken en houdt het overzicht in een dynamische werkomgeving.
  • Werk uit handen nemen: Jij ziet wat nodig is en pakt het proactief op, zonder dat iemand erom hoeft te vragen.
  • Signaleren en coördineren: Je hebt een scherp oog voor wat er speelt op de werkvloer en zorgt ervoor dat processen beter en efficiënter worden.
  • Aanspreekpunt zijn: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen. Je geeft vragen, mededelingen of signalen door aan de directeur en bewaakt de voortgang van de afhandeling.
  • Verbinden en sfeer creëren: Je draagt bij aan een positieve werksfeer door verbinding te zoeken met teams, leuke initiatieven te organiseren en werkplezier te bevorderen. Denk aan teamuitjes of andere inspirerende activiteiten!
  • Anticiperen: Je loopt altijd een stap voor en bent voorbereid op wat komen gaat.

Functie-eisen en profiel

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau. Jij hebt een flexibele en proactieve houding en je krijgt energie van een dynamische omgeving. Je brengt het volgende mee:

  • Organisatietalent: Je stelt prioriteiten, behoudt overzicht en schakelt snel.
  • Communicatieve vaardigheden: Je bent dienstverlenend, open en helder in je communicatie.
  • Proactief: Je signaleert knelpunten en handelt zelfstandig en doortastend.
  • Administratieve skills: Je bent ervaren met Microsoft Office en administratie.
  • Creativiteit: Je bedenkt leuke ideeën voor een betere sfeer op de werkvloer.

Jij kunt omgaan met onverwachte wijzigingen in je planning, houdt deadlines scherp in de gaten en zorgt voor structuur in een hectische werkomgeving.

Ons aanbod

  • Je levert een bijdrage aan de toekomst van vluchtelingen en asielzoekers;
  • Je werkt met bevlogen mensen in een organisatie die sterk in beweging is;
  • Contract voor 12 maanden, met intentie tot verlenging;
  • Salaris tussen de € 3.061 en € 4.274 bruto per maand, op basis van 36 uur (schaal 7);
  • Individueel keuzebudget waarbij je 16,5% over je bruto maandsalaris opbouwt;
  • Loopbaanbudget waarbij je 1,5% over je bruto maandsalaris opbouwt;
  • Pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg & Welzijn;
  • Reiskostenvergoeding;
  • Thuiswerkvergoeding
  • Mobiele telefoon;
  • Laptop.

Informeren en solliciteren

Over de organisatie

VluchtelingenWerk Nederland zet zich in voor de belangen van vluchtelingen en asielzoekers, vanaf hun eerste stap in Nederland tot aan volledige integratie. Met een netwerk van duizenden vrijwilligers en honderden betaalde medewerkers beschermen we de rechten van vluchtelingen en bieden we persoonlijke steun, belangenbehartiging en juridische begeleiding.

Over jouw team

Je komt in het team Contact & Secretariaat (C&S) terecht met ongeveer 17 medewerkers. Je legt verantwoording af aan de manager FI&CS (Facilitair, Inkoop, Contact & Secretariaat).

Solliciteren?

Solliciteer met je cv en motivatiebrief via de 'Solliciteren' knop op de vacature pagina via onderstaande link;

Managementassistent - Strategie en Public Affairs - Vluchtelingenwerk Nederland

----

De vacature wordt gelijktijdig zowel intern als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Online screening en het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de procedure. 

VluchtelingenWerk Nederland nodigt mensen met een vluchtelingenachtergrond nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Voor alle functies binnen VluchtelingenWerk Nederland is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Tevens worden referenties opgevraagd.

Acquisitie n.a.v. de advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen in je netwerk wel.