Automatisering retourpost bespaart tijd en kosten

PostNL sprak met Tarquínia Zeegers (fondsenwerver), en Lisanne Nieuwland (communicatieadviseur) van de Hersenstichting over het automatiseren van hun retourpost.

De Hersenstichting groeit nog steeds in naamsbekendheid en in donateurs. Dat brengt veel werk met zich mee. Tarquínia: "Vanwege de grote volumes aan brieven die we versturen, ontvangen we ook grote hoeveelheden retourpost. Bijvoorbeeld omdat een donateur is verhuisd, of overleden. Ons kantoor stond na elke mailing vol met dozen aan enveloppen. De handmatige verwerking van de retourpostmutaties legde een enorme druk op onze donateursservice. Daarom hebben we PostNL gevraagd of zij ons daarbij konden helpen."

RETOURPOST AUTOMATISCH VERWERKT
"PostNL heeft het retourproces voor ons geautomatiseerd. Nu gaat alle retourpost meteen naar de scanstraat van PostNL, waarna wij een digitaal bestand met alle data ontvangen. Sinds april 2021 heeft PostNL al 5.284 retourpoststukken voor ons ingelezen, waarvan we 85% automatisch konden afhandelen. Als je ervan uitgaat dat ieder poststuk ons twee minuten kost om handmatig te verwerken, heeft dat ons al zo’n 150 uur bespaard. Waar ons team daar vroeger dus vier tot zes weken mee bezig was, is het nu een kwestie van downloaden, verwerken, inlezen, en klaar", legt Tarquínia uit.

MEER TIJD VOOR DONATEURS
Deze efficiëntieslag bespaart de Hersenstichting een hoop tijd en kosten, vertelt Tarquínia. “We gaan zo voorzichtig mogelijk om met donateursgeld. Dus hoe efficiënter we werken, hoe beter. Ook de korte lijnen bij PostNL zijn prettig. Onze vaste contactpersoon is altijd bereikbaar en altijd bereid om mee te denken over oplossingen. Dankzij dat snelle schakelen krijgen we alles snel voor elkaar. Onze samenwerking is ons zo goed bevallen dat we deze service binnenkort willen uitbreiden. Ook onze machtigingskaartjes laten we straks automatisch verwerken door PostNL.” Lisanne beaamt dit: “Dat gaat ons enorm veel tijd schelen. Zo kunnen wij ons weer richten op onze missie: gezonde hersenen voor iedereen.”

Het hele verhaal lees je hier (onder kopje 3. Postretouren verwerken en organiseren).

PostNL is partner van Goede Doelen Nederland op het gebied van postverzending. Leden betalen voordelige tarieven voor het versturen van post. Lees hier meer over het ledenvoordeel. Wil je kennis maken met PostNL, neem dan contact op met Philip Schellekens via philip.schellekens@postnl.nl of 06 - 51 61 36 71.