Interview met Jan-Willem de Bruin van het COC over het bouwen aan integriteitsbeleid

Voor de special-nieuwsbrief over integriteit (januari 2023) interviewden wij Jan-Willem de Bruin (coördinator bedrijfsvoering bij het COC) over het werken aan integriteitbeleid bij zijn organisatie. Jan-Willem spreekt openhartig over zijn ervaringen en geeft nuttige tips voor collega-organisaties die ook met integriteitbeleid aan de slag zijn of willen. Lees hier het volledige interview.

Waar was je precies naar op zoek en wat waren jullie eerste behoeften als organisatie toen jullie besloten actief met integriteitbeleid aan de slag te gaan?

Eigenlijk gingen we pas echt op zoek naar beleid voor wat wij noemen "Code Goed Gedrag" toen we 8 jaar terug een paar keer ad hoc moesten bedenken hoe om te gaan met meldingen over mogelijk grensoverschrijdend gedrag door vrijwilligers. En dan niet bij het federatiekantoor van COC Nederland, maar bij de bij ons aangesloten regionale COC-verenigingen. Dat zijn zelfstandige rechtspersonen met een eigen bestuur en de vraag om ondersteuning kwam vanuit de betrokken besturen. Het was al heel goed dat die verzoeken kwamen en dat ze zagen dat zij als bestuur iets met die meldingen moesten doen.

Hoe en waar ben je vervolgens begonnen en waren er hordes of obstakels die dat in eerste instantie lastig maakten?

Het klinkt misschien gek, maar we hebben eerst gegoogeld en gekeken hoe andere organisaties het deden, maar vonden toch niet helemaal wat we zochten. COC Nederland werkt veel met MOVISIE samen en is ook aangesloten bij de vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligers (NOV). Omdat het overgrote deel van de bij COC betrokken mensen vrijwilligers zijn, waren dat de partijen die we eerst benaderden voor advies om beleid te gaan ontwikkelen. Onze insteek was om dat direct federatiebreed te ontwikkelen, dus geldend voor het federatiekantoor van COC Nederland en voor alle 20 aangesloten regionale COC's. De regels moesten ook gelden voor iedereen: van bezoeker, deelnemer tot lid, vrijwilliger, bestuurslid en betaalde medewerker. Bij elkaar zijn er bij het COC zo'n 1.000 vrijwilligers betrokken en we bedienen tienduizenden bezoekers en deelnemers aan activiteiten. Bij elkaar zijn dat heel veel mensen die met elkaar omgaan. En waar wel eens iets fout kan gaan.

De NOV bleek een project In Veilig Handen te hebben, in samenwerking met NOC-NSF, KNVB en Scouting Nederland, en eigenlijk hebben we dat vrijwel 1 op 1 overgenomen. Van omgangsregels tot meldprotocol. Aan de omgangsregels hebben we alleen toegevoegd dat we geen aannames doen over iemands seksuele oriëntatie of genderidentiteit. Dat speelt namelijk binnen onze doelgroepen, met name bij biseksuelen en transgender personen.

In dezelfde periode ging ook spelen dat vrijwilligersorganisaties gratis VOG's konden aanvragen. Voorwaarde was wel dat je dan ook omgangsregels, een klachtencommissie en vertrouwenspersonen moest hebben. En daar waren we mee bezig, dus dat kwam goed uit.
De invoering van de "Code Goed Gedrag" moest wel de democratische route bewandelen en vooral het aanpassen van de statuten bij 21 rechtspersonen was een lang proces, want daar gaan 20 regionale Algemene Ledenvergaderingen over. We hebben de omgangsregels dus verankerd in de statuten. En verder komt het terug in het federatiebrede vrijwilligersbeleid. Je gaat netjes om met anderen en met de middelen van de organisatie. Gelukkig hadden de leden het besef er dat als er bij één COC-vereniging een keer iets misgaat, dit ook z'n weerslag kan hebben op alle andere COC's, dus dat we het gezamenlijk zo goed mogelijk moesten regelen.

Welke kennis ontbrak er bij jullie voordat jullie echt aan de slag konden?

Vooral het werk van vertrouwenspersonen en klachtafhandeling moet je - als je de kennis al hebt - denk ik niet zelf willen doen. Via ons netwerk vonden we vrij snel mensen die al vertrouwenspersoon waren of dat wilden worden. Zij doen dit vrijwillig bij het COC, maar hebben geen andere functie bij het COC en het COC betaalt in ruil voor hun tijd hun scholing. Ook moeten ze aangesloten zijn bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. We hebben een zware onafhankelijke klachtencommissie. Hierin zitten externen met heel veel ervaring met klachtbehandeling. Op die manier borgen we de kwaliteit in de zorg voor mensen die iets vervelends is overkomen, maar als het tot een klachtenprocedure komt ook voor de beklaagden.

Dit is nog wel erg gericht op omgangsvormen, maar de vertrouwenspersonen zijn inmiddels ook geschoold in integriteit. Verder zijn organisaties met veel vrijwilligers net duiventillen. Door de vele wisselingen van bestuursleden, en vrijwilligers, moet je continu werken aan het verspreiden van deze kennis over hoe men om moet gaan met de mensen en middelen. Dat vraagt heel veel tijd en energie.

Welke vorm van ondersteuning van Goede Doelen Nederland had je goed kunnen gebruiken tijdens dit proces?

Wij hebben vooral voor de scholing bij Goede Doelen Nederland gekeken omdat het thema integriteit daar hoog op de agenda staat. Waar bij de NOV de vrijwilliger centraal staat, is voor de goededoelensector de eerlijkheid en betrouwbaarheid van de organisatie als ontvanger van subsidies en donaties belangrijk.

Zijn er dingen in het proces die je anders had gedaan als je de kennis had die je nu hebt?

We hebben de Code Goed Gedrag al sinds 2016. Maar achteraf bezien denk ik dat het gek is dat we pas beleid gingen maken toen er twee meldingen kwamen. Toen de Voice of Holland affaire speelde kreeg ik bericht van iemand die begin jaren 90 te maken had gehad met grensoverschrijdend gedrag binnen het COC en toen niet gehoord werd. Het is pijnlijk te horen dat 30 jaar later iemand daarvan nog last kan hebben. Het maakt me ook gemotiveerd om te zorgen voor een veilig COC voor iedereen. Als je een organisatie nu van de scratch op zou zetten, dan zou je meteen met governance, omgangsvormen en integriteit aan de gang moeten gaan, zodat het direct in het DNA van de organisatie zit. En niet alleen een dode letter op papier, maar als integraal onderdeel van wat je doet. Maar we zijn allemaal bestaande organisaties met bestaande culturen en dat kost tijd om die te verbeteren.

Aan welke training/bijeenkomst van Goede Doelen Nederland nam je deel en wat heb je daarvan al praktisch kunnen toepassen of plannen voor kunnen maken?

Ik heb de afgelopen jaren aan een aantal bijeenkomsten georganiseerd door Goede Doelen Nederland en Partos deelgenomen en toevallig werden die geleid door mensen met een filosofische achtergrond, oftewel filosofen. En eigenlijk wel toepasselijk, want bij integriteitskwesties zal menigeen zich afvragen: wat is wijsheid? Het is in elk geval wijs om blijvend duidelijk te maken dat goed gedrag een verantwoordelijkheid is van iedereen in je organisatie. Van hoog tot laag. Waarbij de mensen aan de top het meest gezag hebben, wat - naast het geven van het goede voorbeeld - ook van hen wordt verwacht. Eén van die sessies inspireerde mij om met een van de trainers van Goede Doelen Nederland een dag te organiseren voor de voorzitters van de regionale COC-verenigingen. Dat leverde goede gesprekken op, stof tot nadenken en het gaf hen handvatten om in hun eigen vereniging hiermee aan de gang te gaan. Onze bedoeling is om dat jaarlijks aan te bieden.

Welke tips zou jij collega-organisaties die ook willen starten met integriteitbeleid willen meegeven?

Bij het COC faciliteer ik de vertrouwenspersonen en ik ben ambtelijk secretaris van de onafhankelijke klachtencommissie en in die rol een van de aanjagers van Goed Gedrag binnen het COC. Het kost wel veel tijd en ook geld, maar het COC heeft dat ervoor over. Het niet serieus nemen van meldingen of klachten is denk ik veel schadelijker. Voor de direct betrokkenen, zoals al blijkt uit wat ik net vertelde, en voor de organisatie.

Maak het tot je missie dat je organisatie veilig en eerlijk is en werk daar continue aan. Zoek op de websites bij de collega organisaties naar hoe zij dat aanpakken. Als het goed is zijn organisaties open over hun integriteitsbeleid en vast bereid om jou daarover meer te vertellen.

Wil jij ook aan de slag met integriteitbeleid en ben je op zoek naar kennis en praktische handvatten? Bekijk hier ons actuele aanbod van trainingen.

Om organisaties te ondersteunen bij het inrichten en optimaliseren van het eigen Integriteitssysteem is de Handreiking Integriteitssysteem ontwikkeld. De handreiking helpt organisaties ook bij het naleven van de integriteitsnormen in de Erkenningsregeling en de Partos gedragscode. Lees hier meer over de handreiking.